Sie fragen sich, was Trennungsgespräche führen mit Mitarbeiterbindung zu tun hat?

Sehr viel!

Die Art und Weise, wie Sie mit Mitarbeitern umgehen, von denen Sie sich trennen, hat direkten Einfluss auf Motivation, Leistungsbereitschaft und Bindung aller Mitarbeiter im Unternehmen.

Und damit auch auf Ihre besten und wichtigsten Talente, die Sie unbedingt im Unternehmen halten wollen.

Ein schlechter Trennungsprozess ist ein nicht zu unterschätzender Loyalitätskiller.

Wenn Mitarbeiter ausscheiden müssen, spricht sich das sofort im Unternehmen herum. Es wird genau verfolgt, was mit ihnen passiert. Auch wenn es nur einzelne Personen betrifft.

Denn viele Mitarbeiter sind untereinander hervorragend vernetzt.

Flurfunk funktioniert immer.

Auch so vertrauliche Dinge wie eine Trennungssituation werden in den allermeisten Fällen untereinander kommuniziert.

Und zwar im Detail.

Deshalb: Wenn Sie die Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen stärken wollen, wenn Sie verhindern wollen, dass Ihre besten und wichtigsten Mitarbeiter demotiviert sind oder gar das Unternehmen verlassen, dann sollten Sie sich Ihren Trennungsprozess einmal genauer anschauen!

Ist Ihr Trennungsprozess fair, wertschätzend und doch konsequent?

Eine Trennung sollte den Vertrag beenden, nicht die Zukunft des Mitarbeiters!

Trennungsgespräche sind oft das letzte, entscheidende Personalgespräch.

Sie hinterlassen einen bleibenden Eindruck vom Unternehmen.

Dieser Eindruck kann sich bei Kunden, Lieferanten, anderen Geschäftspartnern und im Markt herumsprechen – und vielleicht wird der betroffene Mitarbeiter später selbst einmal Kunde, Lieferant oder Geschäftspartner?

Jeden Tag werden in Unternehmen unzählige Gespräche geführt, in denen Kündigungen überreicht oder Aufhebungsverträge verhandelt werden.

Davon werden erfahrungsgemäß 80% nicht optimal vorbereitet oder mit fehlender Wertschätzung und Fairness geführt.

Denn Sie als Führungskraft oder Personaler lernen, wie Vorstellungsgespräche, Förder- und Kritikgespräche geführt werden. Auf Trennungsgespräche sind Sie selten vorbereitet.

Dabei benötigen Sie für diese wichtigen Gespräche mit Mitarbeitern ein besonderes Fingerspitzengefühl. Diese Gespräche sind schwierig – für beide Parteien.

Viele konfliktverschärfende Reaktionen können aber deutlich abgemildert werden, wenn Sie fehlerfrei handeln.

Außerdem ergeben sich für alle Beteiligten erhebliche Vorteile, wenn Trennungsgespräche professionell vorbereitet und durchgeführt werden:

Unternehmen:

  • Niedrigere Gesamtkosten durch kürzeren Trennungsprozess und geringere Folgekosten
  • Positive Auswirkung auf Motivation, Leistungsstärke und Loyalität der Mitarbeiter, die bleiben
  • Bewahren von wichtigen Kenntnissen und Fähigkeiten durch geringere ungewollte Fluktuation
  • Positiver Einfluss auf Unternehmenskultur und Arbeitgeberimage (Employer Brand)

Führungskräfte und Personalentscheider:

  • gelten trotz Trennung von Mitarbeitern weiterhin als stark und professionell
  • können durch geringe ungewollte Fluktuation auch weiterhin mit ihren besten und wichtigsten Mitarbeitern zusammenarbeiten
  • haben auch in Zukunft motivierte und leistungsstarke Teams
  • tragen persönlich ein wichtiges Stück zu einer positiven Unternehmenskultur bei

Betroffene Mitarbeiter:

  • bewahren ihr Gesicht im Trennungsprozess
  • verlieren nicht ihr Selbstwertgefühl
  • erhalten wertvolle Impulse für einen beruflichen Neuanfang

 

Trennungsgespräche führen - Mitarbeiterbindung stärken durch professionellen Trennungsprozess

WESSEN AUFGABE IST DIE DURCHFÜHRUNG DES TRENNUNGSGESPRÄCHS?

In den meisten Unternehmen teilen sich Personalabteilung und Führungskraft diese Aufgabe.

Mit meiner Erfahrung aus hunderten Trennungsgesprächen empfehle ich folgenden Ablauf:

Personalabteilung und Führungskraft bereiten sich gemeinsam auf das Trennungsgespräch mit dem Mitarbeiter vor.

Die Führungskraft hat die einleitende Rolle im Trennungsgespräch und kein anderer!

Das Gespräch selbst wird dann zunächst allein von der Führungskraft geführt. Und das ist enorm wichtig, denn es ist die unbedingte Aufgabe der Führungskraft, den Anfang zu machen und die Trennungsentscheidung dem Mitarbeiter mitzuteilen.

Am besten ist es sogar, wenn zunächst nur Führungskraft und Mitarbeiter allein das Gespräch führen. Völlig ungestört.

Nach einigen Minuten, wenn die wesentlichen Informationen kommuniziert worden sind, übergibt die Führungskraft das Gespräch an den Mitarbeiter der Personalabteilung.

Das Gespräch wird dann entweder zu dritt fortgeführt oder, was sich als beste Lösung herausgestellt hat, der Mitarbeiter der Personalabteilung spricht mit dem Mitarbeiter allein weiter.

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Wie sieht die optimale Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Trennungsgesprächen aus?

Jede Trennungssituation ist unterschiedlich und bedarf deshalb einer individuellen Vorbereitung.

Mal muss eine Kündigung überreicht werden, mal soll sich von einem langjährigen Mitarbeiter einvernehmlich durch Aufhebungsvertrag getrennt werden.

Mal gibt es klare und rechtssichere Trennungsgründe, ein anderes Mal erfolgt die Trennung, weil die Chemie einfach nicht mehr stimmt.

Es würde den Rahmen dieses Blogartikels sprengen, sowohl auf Kündigung als auch auf einvernehmliche Trennung mit Aufhebungsvertrag einzugehen und zusätzlich die Aufgaben von Führungskräften und Personalabteilung gesondert zu beschreiben.

Aus diesem Grund stelle ich beispielhaft und Schritt für Schritt die optimale Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung für die einvernehmliche Trennung mit einem Aufhebungsvertrag vor – und zwar aus der Sicht einer Führungskraft:

Beispielsituation für Verhandlung eines Aufhebungsvertrags:

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten seit acht Monaten als Vertriebsleiterin bei der S. GmbH. Ihre Abteilung ist mit 48 Mitarbeitern recht groß und Ihr Gebiet Deutschland Nord-West ist eines der wichtigsten im Unternehmen.

An Sie berichten 5 Regionalvertriebsleiter, einer davon ist Peter S.

Schon früh haben Sie erkannt, dass Peter S. ein recht eigenwilliges Verhältnis zu Terminen und Zielen hat. Gemeinsam vereinbarte Termine und Ziele, auch Abteilungsziele, werden konsequent ignoriert.

Mehrfach haben Sie Peter S. darauf hingewiesen, aber Ihr Feedback verläuft im Sande. Schon Ihr Vorgänger auf der Vertriebsleiterposition hat das Verhalten von Peter S. bemängelt, passiert ist jedoch nichts.

Nachdem keine Ihrer Maßnahmen irgendeine Verhaltensänderung bewirkt haben, entscheiden Sie, sich von ihrem Regionalvertriebsleiter Peter S. zu trennen. Und zwar einvernehmlich mit Hilfe eines Aufhebungsvertrages.

Trennungsgespräche führen - Die optimale Vorbereitung

Vorbereitung des Trennungsgesprächs

Es gibt keine standardisierten Formen für ein Trennungsgespräch mit dem Ziel, einen Aufhebungsvertrag zu verhandeln.

So ein Gespräch ist immer ein Sonderfall, denn es geht um sehr individuelle Konflikte auf der Gefühls- und Beziehungsebene auf beiden Seiten.

Deshalb bereiten Sie, zusammen mit der Personalabteilung, die geplante Trennung von Ihrem Regionalvertriebsleiter Peter S. sorgfältig und individuell vor.

Ihr Mitarbeiter wird sehr schnell merken, ob Sie in der Lage sind, sich auf den vorhandenen Konflikt einzulassen, um eine konstruktive, zukunftsweisende Lösung zu finden oder das Ende des Arbeitsverhältnisses lediglich abwickeln.

1. Organisatorische Vorbereitung

Zunächst bereiten Sie das Trennungsgespräch und die Eckpunkte des Aufhebungsvertrages zusammen mit der Personalabteilung vor.

Checkliste: Organisatorische Vorbereitung des Trennungsgesprächs (zusammen mit HR)

  • Festlegung des Tages, der Uhrzeit sowie der ungefähren Dauer des Gesprächs
  • Grund definieren, warum wird zum Gespräch eingeladen, wer lädt ein
  • Wer sind die Teilnehmer
  • Wer ist für welche Inhalte verantwortlich (Verlauf / Rollen)
  • Kommunizierbare, offizielle Gründe für die Trennung definieren (möglichst 3-4)
  • Personalakte durchsehen auf Kündbarkeit, Fristen, Abmahnungen, Prämien, etc. (rechtliche Rahmenbedingungen)
  • Soll eine erste Version des Aufhebungsvertrags schon vorbereitet sein – soll sie dem Mitarbeiter mitgegeben werden?
  • Soll der Mitarbeiter freigestellt werden? Wenn ja, ab wann? Was ist besser für das Unternehmen? Wäre eine Freistellung positiv für den Mitarbeiter? Kann das Anbieten von Freistellung ein zusätzlicher Verhandlungspunkt sein?
  • Welche Reaktionen sind zu erwarten?
  • Falls nicht kurzfristig eine Einigung erzielt wird – wie lange soll verhandelt werden?
  • Bis zu welchem Datum muss der Aufhebungsvertrag unterzeichnet sein (wie ist die Kündigungsfrist)?
  • Ist Vertraulichkeit angesagt? Wenn ja, wie lange?
  • Wie werden die Kollegen informiert? Welcher offizielle Grund soll mitgeteilt werden?
  • Wie geht es praktisch weiter, wenn der Mitarbeiter einem Aufhebungsvertrag nicht zustimmen will?

2. Vorbereitung auf der Beziehungsebene

Die organisatorische Vorbereitung ist wichtig. Genauso wichtig aber ist Ihre Vorbereitung auf der Beziehungsebene.

Gehen Sie nicht davon aus, ein Trennungsgespräch ist einfach. Ich habe bisher nur ganz wenige Gespräche erlebt, die „einfach“ waren. Das waren ausnahmslos Gespräche, in denen die Mitarbeiter bereits ahnten, was auf sie zukam. Sie waren vorbereitet und dementsprechend gefasst und konstruktiv.

Gehen Sie davon aus, das passiert selten.

Unterschätzen Sie die Vorbereitung auf der Beziehungsebene nicht. Sie ist hauptverantwortlich für den Verlauf des Gesprächs und des Trennungsprozesses an sich!

Der Ablauf des Trennungsgesprächs hat entscheidenden Einfluss darauf, ob die Trennung als einvernehmliche Maßnahme durchgeführt werden kann.

Deshalb müssen Sie als Führungskraft vermeidbare Eskalationen frühzeitig erkennen und auffangen.

Ihre Strategie im Trennungsgespräch ist, Ihrem Mitarbeiter Peter S. die Entscheidung als Tatsache zu verkünden:

  • klar und endgültig in der Sache
  • einfühlsam gegenüber seinen Reaktionen
  • frei von falscher Solidarität und vordergründigem Mitleid
  • verantwortlich gegenüber dem Unternehmen und den verbleibenden Mitarbeitern.

Die Entscheidung zur Trennung haben Sie getroffen, daran ändert sich nichts mehr.

Jetzt kommt es darauf an, wie Sie diese Entscheidung kommunizieren und wie Sie mit Ihren eigenen Reaktionen und Gefühlen und die Ihres Mitarbeiters umgehen.

Vorbereitung auf der Beziehungsebene bedeutet also, werden Sie sich vor dem Gespräch Ihrer eigenen Gefühle bewusst:

  • wie empfinden Sie die Beziehung zu Ihrem Mitarbeiter?
  • welche Gefühle löst die geplante Trennung in Ihnen aus?
  • welche Reaktionen des Mitarbeiters erwarten Sie?
  • haben Sie Mitleid mit Ihrem Mitarbeiter?
  • geben Sie sich eine Mitschuld für die vorliegende Situation?
  • haben Sie Angst vor Vorwürfen oder einer rechtlichen Auseinandersetzung?

Mitarbeiter akzeptieren oft die Trennungsentscheidung, ein unvorbereitetes Gespräch, schlechte Atmosphäre oder unprofessionellen Umgang nicht!

Antizipieren Sie in Ihrer Vorbereitung mögliche Reaktionen und Einwände. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Mitarbeiters:

  • Ist er bereits in einem Alter, in dem es schwer wird, einen neuen Job zu finden?
  • Wie lange ist die Betriebszugehörigkeit?
  • Hat er sich lange nicht mehr mit dem Arbeitsmarkt beschäftigt?
  • Wann war die letzte Erfahrung mit der Jobsuche?
  • Ist die Lage auf dem Arbeitsmarkt schlecht?
  • Besteht eine regionale Gebundenheit?
  • Fürchtet er die Reaktion von Familie oder privatem Umfeld?
  • Muss er psychische Belastungen durchstehen?
  • Hat er finanzielle Verpflichtungen?

 

Trennungsgespräche führen - Die professionelle Durchführung

Durchführung des Trennungsgesprächs

Für viele ist es schwierig, unangenehme Wahrheiten anzusprechen. Noch dazu einem Menschen gegenüber, mit dem man möglicherweise eng und lange zusammengearbeitet hat.

Doch Gefühle wie verletztes Selbstwertgefühl oder Angst werden Sie nicht ändern, wenn Sie zögern. Im Gegenteil, Ihr Mitarbeiter wird diese später noch intensiver erleben.

Womöglich gepaart mit der Enttäuschung über einen schwachen Vorgesetzten.

Gehen Sie deshalb dieses wichtige Gespräch konsequent an, Sie sind ja schließlich hervorragend vorbereitet.

Führen Sie als direkter Vorgesetzter den ersten Teil des Trennungsgesprächs mit Ihrem Mitarbeiter allein durch.

Empfangen Sie Ihren Mitarbeiter in einem nicht einsehbaren Raum. Das kann Ihr Büro oder ein Besprechungsraum sein. Das Telefon ist umgeleitet, Ihr Handy ist ausgeschaltet. Sie haben organisiert, dass keiner stören wird.

Die folgende Checkliste hilft Ihnen, Ihren ersten Teil des Trennungsgesprächs zu strukturieren. Anschließend wird ein Mitarbeiter der Personalabteilung das Gespräch fortführen.

Checkliste: Faire und wertschätzende Durchführung des Trennungsgesprächs

  • Aktivieren Sie die Beziehungsebene.
  • Führen Sie keinen unnötigen Small-Talk durch, sondern bieten Sie Platz und Getränk an, tauschen Sie kurz Persönliches aus, jeder kommt zu Wort.
  • WICHTIG: Kommen Sie danach in den ersten 20-30 Sekunden auf die Tatsache zu sprechen, dass man sich voneinander trennen wird.
  • Nennen Sie den Grund bzw. die Gründe für die Trennung.
  • Machen Sie deutlich, dass Sie eine einvernehmliche Trennung anstreben, dass Sie dem Mitarbeiter einen Aufhebungsvertrag anbieten.
  • Heben Sie hervor, dass Sie viel Wert auf eine faire Lösung legen, an der Ihr Mitarbeiter mitgestalten kann – unter gewissen Rahmenbedingungen.
  • WICHTIG: Machen Sie bezüglich Inhalten des Aufhebungsvertrages nur grobe Angaben, Details wird anschließend der Mitarbeiter der Personalabteilung vorstellen und verhandeln.
  • Machen Sie deutlich, dass die Entscheidung zur Trennung feststeht, über die Entscheidung an sich kann nicht verhandelt werden.
  • Erwähnen Sie, es sei Ihnen und dem Unternehmen sehr wichtig, dass der Mitarbeiter schnell wieder eine neue berufliche Herausforderung findet, hierbei möchten Sie ihn unterstützen.
  • Machen Sie Pausen, damit die eigentliche Message nicht untergeht oder von anderen Punkten überdeckt wird. Tragen Sie die Message klar und eindeutig vor.
  • Beobachten Sie die Reaktion Ihres Mitarbeiters genau, wie ist der gefühlsmäßige Umgang mit der Trennungsnachricht.
  • Es ist wichtig, was Sie sagen, aber es noch wichtiger, was beim Mitarbeiter auch wirklich ankommt.
  • Bleiben Sie sachlich. Wenn nötig, wiederholen Sie die Entscheidung, dass man sich trennen muss. Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter die Gründe für die Entscheidung verstanden hat.
  • Bekunden Sie Verständnis für Reaktionen und bringen Sie ggf. Ihr Mitgefühl zum Ausdruck.
  • WICHTIG: Diskutieren Sie nicht über Schuld und Umstände, rechtfertigen Sie sich nicht.
  • Machen Sie deutlich, dass diese Trennung für den Mitarbeiter auch eine Chance für einen Neuanfang sein kann.
  • Beantworten Sie jede Frage des Mitarbeiters ehrlich und sachlich, gehen Sie dabei auf die Gefühle und Gedanken des Mitarbeiters ein.
  • Erklären Sie dem Mitarbeiter, dass die Personalabteilung anschließend alle Einzelheiten zum Angebot, zum Aufhebungsvertrag und zur weiteren Vorgehensweise im Detail besprechen wird.
  • Bieten Sie dem Mitarbeiter an, nach dem Treffen mit der Personalabteilung für den Rest des Tages nach Hause zu gehen.
  • Das Gespräch sollte ohne Zeitdruck geführt werden und ohne Störung von außen, aber halten Sie für diesen ersten Teil des Trennungsgesprächs einen Zeitrahmen von 10 bis maximal 20 Minuten ein.
  • Füllen Sie nach dem Ende des Trennungsgesprächs sofort ein Gesprächsprotokoll aus (nicht erst später, sondern sofort im Anschluss).

Nach diesem wichtigen ersten Teil des Trennungsgesprächs übernimmt ein Mitarbeiter der Personalabteilung und verhandelt den Aufhebungsvertrag.

Natürlich kann die Verhandlung des Aufhebungsvertrags auch zu dritt erfolgen, ich persönlich habe allerdings mit einer Verhandlung nur zwischen Personalabteilung und Mitarbeiter die besten Erfahrungen gemacht.

Trennungsgespräche führen - Professionelle Nachbereitung

Nachbereitung des Trennungsgesprächs

Unmittelbar nach dem Trennungsgespräch sollten Sie ein Gesprächsprotokoll anfertigen.

Dieses Protokoll ist wichtig, damit alle Parteien genau wissen, welche Dinge angesprochen wurden und welche offen geblieben sind. Nur so können Ihre Aktivitäten als Führungskraft und die der Personalabteilung optimal abgestimmt und Folgeaktivitäten geplant werden.

Außerdem können Sie das Gespräch mit Hilfe eines Gesprächsprotokolls optimal reflektieren.

Ein Muster für einen Gesprächsauswertungsbogen finden Sie hier.

Die Zeit nach dem Trennungsgespräch ist äußerst wichtig für den erfolgreichen Abschluss der Trennung und für Motivation, Leistungsbereitschaft und Loyalität der verbleibenden Mitarbeiter.

Wie eingangs bereits erwähnt, hat ein fair und wertschätzend durchgeführter Trennungsprozess einen positiven Effekt auf die Mitarbeiterbindung im Unternehmen.

Sobald bekannt wird, dass jemand das Unternehmen verlassen muss, werden die Ohren spitz und die anderen Mitarbeiter werden genau verfolgen, was in diesem Zusammenhang passiert und gesagt wird.

Was nach dem Trennungsgespräch passiert, ist genauso wichtig für Mitarbeiterbindung wie die Art und Weise der Durchführung der Gespräche!

Selten werden Sie sich bereits im ersten Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter auf die Inhalte des Aufhebungsvertrages einigen.

Im Gegenteil, ich empfehle Ihnen, geben Sie dem Mitarbeiter genügend Zeit, über das Angebot nachzudenken. So vermeiden Sie, dass er sich überrumpelt und in die Ecke gedrängt fühlt.

Je persönlicher und empathischer Sie den Trennungsprozess gestalten, desto weniger bedrohlich wird die Situation empfunden – vom betroffenen Mitarbeiter und den verbleibenden Kollegen.

GANZ WICHTIG:  Treten Sie nicht nach. Auch wenn die Gespräche alles andere als positiv verlaufen, Ihr Verhalten ist stets wertschätzend.

Reden Sie NIE abschätzend oder abwertend über Ihren Mitarbeiter. Auch nicht Personen gegenüber, denen Sie vertrauen.

Seien Sie zurückhaltend bei der Kommunikation der Trennungsgründe anderen gegenüber. Sie sollten und müssen die Gründe nicht öffentlich machen. Meistens wird sowieso Stillschweigen vereinbart.

Gemeinsam mit der Personalabteilung können Sie als Führungskraft sehr viel tun, um Sorgen und Stress des auszuscheidenden Mitarbeiters zu minimieren.

Ermöglichen Sie Betroffenen immer, das Gesicht zu wahren und das Unternehmen erhobenen Hauptes zu verlassen. Egal, was im Vorfeld der Trennung passiert ist.

Übrigens, falls Sie als Personalentscheider oder Führungskraft die Mitarbeiterbindung im Unternehmen durch faire und wertschätzende Trennungskultur stärken möchten, empfehle ich Ihnen dieses individuelle und hocheffektive Praxis-Training:  www.trennungmitstil.de

Auf Ihren Erfolg!

Ihr Frank Thieme
Experte für Mitarbeiterbindung und leidenschaftlicher Personaler

 

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